Wnioski o pracę zdalną okazjonalną muszą być wprowadzane do akt osobowych i przechowywane w części B. Pracodawca, który prowadzi akta osobowe w formie papierowej, wnioski złożone przez pracownika w postaci elektronicznej będzie musiał drukować.

Praca zdalna okazjonalna to praca wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i zaakceptowanym przez pracodawcę, realizowana na wniosek pracownika w maksymalnym wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym. Jej wyróżnienie staje się o tyle istotne, że wyłączono w stosunku do pracy okazjonalnej znaczną ilość zarówno formalności związanych ze stosowaniem pracy zdalnej, jak również obowiązek zapewnienia pracownikowi narzędzi pracy lub rozliczania kosztów używania własnych narzędzi i m.in. zwrotu wydatków na prąd oraz usługi telekomunikacyjne.

Wniosek o pracę okazjonalną pracownicy mogą składać w postaci papierowej lub elektronicznej

Przykład: Wniosek o pracę zdalna okazjonalną będzie mógł zostać złożony na podpisanej kartce, faxem, „zwykłym” mailem, komunikatorem używanym w kontaktach pracodawca – pracownik.

Wnioski mogą opiewać na pojedyncze dni lub jakąkolwiek ich liczbę mieszczącą się pozostałej do wykorzystania liczbie dni pracy okazjonalnej.

Przechowywanie dokumentów związanych z pracą zdalną

Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 6 marca 2023 r. (Dz.U. z 2023 r., poz. 471) zmieniające rozporządzenie z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej rozszerzyło część B akt osobowych o dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej. Są to przede wszystkim:

polecenia wykonywania pracy zdalnej i odwołania tych poleceń;

wnioski o pracę zdalną pracowników uprawnionych oraz innych pracowników;

porozumienie z pracownikiem dotyczące pracy zdalnej;

wnioski o zaprzestanie pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia;

oświadczenia pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych umożliwiających wykonywanie pracy zdalnej;

uzgodnienia dotyczące rozliczania kosztów pracy zdalnej;

potwierdzenie zapoznania się z procedurą ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej, z oceną ryzyka zawodowego, z informacjami o bhp przy pracy zdalnej.

Podstawa prawna:

art. 67(33) ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks

pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 1510 ze zm.)

Niektórzy rodzice mają prawo do elastycznej organizacji pracy.

Pracownicy, wychowujący dzieci młodsze niż ośmioletnie, od 26 kwietnia 2023 r. mogą składać wnioski o elastyczną organizację pracy, która obejmuje kilka rozwiązań dotyczących czasu pracy lub pracę zdalną. Wnioski takie nie są, co prawda, bezwzględnie wiążące dla pracodawcy, ale ich ewentualne odrzucenie musi być każdorazowo poprzedzone analizą możliwości przychylenia się do wniosku - biorąc pod uwagę rodzaj pracy lub jej organizację, ale również możliwości pracodawcy, jak też potrzeby pracownika.

Prawo do wnioskowania o elastyczną organizację pracy zostało wprowadzone do kodeksu pracy w wyniku wykonania Dyrektywy 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. jako możliwość dostosowania swojej organizacji pracy, w tym przez wykorzystanie pracy zdalnej do sprawowanie opieki przez pracowników – rodziców. Do złożenia wniosku uprawnieni są pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia.

Elastyczna organizacja pracy

Pojęcie elastycznej organizacji pracy obejmuje:

pracę zdalną;

przerywany system czasu pracy;

system pracy weekendowej;

system skróconego tygodnia pracy;

ruchome rozkłady czasu pracy z art. 140(1) k.p.;

indywidualne rozkłady czasu pracy;

obniżenie wymiaru czasu pracy.

Wniosek

Wniosek o elastyczną organizację pracy można składać w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy.

We wniosku pracownik musi wskazać:

imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka;

przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy;

termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy;

rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której pracownik planuje korzystać.

Ocena przez pracodawcę

Pracodawca rozpatruje wniosek, biorąc pod uwagę: wskazane w nim potrzeby pracownika, termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Pracodawca jest obowiązany poinformować pracownika w formie papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu wniosku albo o przyczynie odmowy jego uwzględnienia, albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku, w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wniosku. Zgodnie z art. 281 par. 1 pkt 5a k.p., kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, narusza przepisy o elastycznej organizacji pracy, o której mowa w art. 188(1) k.p., podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Naruszeniem przepisów jest m.in. niezachowywanie terminu odpowiedzi na wniosek.

Podstawa prawna:

art. 188(1) ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 1510 ze zm.)