W BIULETYNIE:

W marcu upływa termin zgłoszenia do ZUS pracy w szczególnych warunkach
Do 31 marca 2025 roku pracodawcy zatrudniających pracowników, którzy wykonują prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze muszą przekazać do ZUS zgłoszenie ZSWA za 2024 rok. Taki dokument muszą złożyć płatnicy, którzy mają obowiązek opłacać składki na Fundusz Emerytur Pomostowych za pracowników zatrudnionych przy pracach "szczególnych".

Od 1 kwietnia e-Doręczenia obowiązkowe dla firm wpisanych do KRS
Od 1 stycznia 2025 wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń stał się elementem wniosku o wpis do KRS. Przedsiębiorcy wpisani do KRS przed 1 stycznia 2025, będą musieli wpisać adres do e-Doręczeń do BAE nie później niż 1 kwietnia 2025. Usługa umożliwi im prowadzenie formalnej korespondencji z administracją publiczną online - przypomina resort cyfryzacji.

Wdrożenie KSeF w firmie. Jakie dokumenty księgowe będziesz wystawiał i otrzymywał w KSeF?
Wejście w życie KSeF planowane jest na 1 lutego 2026 r. Wiele firm rozpoczyna już prace przygotowawcze do wdrożenia systemu w firmie. Aby zakupić odpowiednie oprogramowanie, „rozpisać role”(kto będzie miał jakie dostępy do KSeF w firmie) wymaga ustalenia jakie dokumenty księgowe wystawiamy, a jakie otrzymujemy. Sprawdź, które dokumenty będziesz wystawiał i otrzymywał w KSeF.

Zmiany w zgłoszeniach do ubezpieczeń społecznych - nowe kody od 19 marca 2025 roku
Już wkrótce wejdą w życie nowe przepisy Kodeksu pracy wprowadzające dodatkowy, uzupełniający urlop macierzyński dla rodziców wcześniaków oraz noworodków hospitalizowanych po porodzie. Zmiany obejmą również przepisy rozporządzenia dotyczącego zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych. Nowe kody tytułów ubezpieczeń będą obowiązywały od 19 marca 2025 r.
 
 
W marcu upływa termin zgłoszenia do ZUS pracy w szczególnych warunkach
Do 31 marca 2025 roku pracodawcy zatrudniających pracowników, którzy wykonują prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze muszą przekazać do ZUS zgłoszenie ZSWA za 2024 rok. Taki dokument muszą złożyć płatnicy, którzy mają obowiązek opłacać składki na Fundusz Emerytur Pomostowych za pracowników zatrudnionych przy pracach "szczególnych". Jeżeli pracownik wystąpi z wnioskiem
o emeryturę pomostową termin ten zmieni się.

Kto ma obowiązek złożyć ZUS ZSWA za 2024 rok?
Formularz ZUS ZSWA jest składany w celu zgłoszenia okresów pracy,
w których pracownik (ubezpieczony) wykonywał prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (art. 3 ust. 1 i ust. 3 ustawy
o emeryturach pomostowych).

W zgłoszeniu danych o pracy w szczególnych warunkach lub
o szczególnym charakterze płatnik przekazuje do ZUS informacje dotyczące pracowników umieszczonych w ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych. Składki na FEP obligatoryjnie opłacają pracodawcy za ubezpieczonych, którzy urodzili się po 31 grudnia 1948 r.
i obecnie są zatrudnieni przy pracach "szczególnych".

W przypadku tych osób pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonywanych przez nich prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Prace w szczególnych warunkach (art. 3 ust. 1 ustawy o emeryturach pomostowych) to prace związane z czynnikami ryzyka, które z wiekiem mogą z dużym prawdopodobieństwem spowodować trwałe uszkodzenie zdrowia, wykonywane w szczególnych warunkach środowiska pracy, determinowanych siłami natury lub procesami technologicznymi, które mimo zastosowania środków profilaktyki technicznej, organizacyjnej i medycznej stawiają przed pracownikami wymagania przekraczające poziom ich możliwości, ograniczony w wyniku procesu starzenia się jeszcze przed osiągnięciem wieku emerytalnego, w stopniu utrudniającym ich pracę na dotychczasowym stanowisku. Wykaz prac w szczególnych warunkach określa załącznik nr 1 do ustawy o emeryturach pomostowych.

Prace o szczególnym charakterze (art. 3 ust. 3 ustawy o emeryturach pomostowych) to prace wymagające szczególnej odpowiedzialności oraz szczególnej sprawności psychofizycznej, których możliwość należytego wykonywania w sposób niezagrażający bezpieczeństwu publicznemu,
w tym zdrowiu lub życiu innych osób, zmniejsza się przed osiągnięciem wieku emerytalnego na skutek pogorszenia sprawności psychofizycznej, związanego z procesem starzenia się. Wykaz prac o szczególnym charakterze określa załącznik nr 2 do ustawy o emeryturach pomostowych.

Do kiedy należy przekazać zgłoszenie do ZUS?
Płatnik powinien przekazać do ZUS formularz ZSWA za dany rok kalendarzowy nie później niż do 31 marca następnego roku kalendarzowego. A zatem informację za 2024 r. należy przekazać najpóźniej do 31 marca 2025 r. Jest to ostatni dzień, w którym przesłanie do ZUS formularza ZUS ZSWA za 2024 r. będzie jeszcze dokonane terminowo.

Ważne

Termin na złożenie formularza ZUS ZSWA za 2024 r. upływa 31 marca 2025 r.

Jeżeli pracownik złożył wniosek o emeryturę pomostową przed przekazaniem przez płatnika składek dokumentu ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy, w ww. terminie (tj. 7 dni od złożenia wniosku przez pracownika) płatnik składek powinien złożyć do ZUS także ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy.

W zależności od formy w jakiej pracodawca składa dokumenty ubezpieczeniowe, formularz ZUS ZSWA należy złożyć w formie elektronicznej lub papierowej. Płatnicy, którzy rozliczają składki za więcej niż 5 osób, mają obowiązek przekazywania dokumentów w formie dokumentu elektronicznego, tj. m.in. za pośrednictwem aplikacji ePłatnik.

W zależności od formy w jakiej pracodawca składa dokumenty ubezpieczeniowe, formularz ZUS ZSWA należy złożyć w formie elektronicznej lub papierowej
 

Od 1 kwietnia e-Doręczenia obowiązkowe dla firm wpisanych do KRS
Od 1 stycznia 2025 wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń stał się elementem wniosku o wpis do KRS. Przedsiębiorcy wpisani do KRS przed 1 stycznia 2025, będą musieli wpisać adres do e-Doręczeń do BAE nie później niż 1 kwietnia 2025. Usługa umożliwi im prowadzenie formalnej korespondencji z administracją publiczną online - przypomina resort cyfryzacji.

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Usługa umożliwia korespondencję online
z urzędami. Przesyłki elektroniczne wysłane w ramach e-Doręczeń są rejestrowane i równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Firmy mogą wykorzystywać „cyfrowy polecony” między innymi do odbierania decyzji, wezwań i zawiadomień z urzędów czy składania wniosków i dokumentów do instytucji publicznych.

Korzystając z e-Doręczeń firmy:

nie ponoszą kosztów związanych z zakupem znaczków, drukowaniem, kopertowaniem korespondencji urzędowej,
·        oszczędzają czas związany z koniecznością wizyty na poczcie,

·        mogą odebrać i wysłać korespondencję online – z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie,

·        otrzymują natychmiastowe powiadomienia o otrzymanej korespondencji,

·        zachowują cyfrowe dowody nadanych przesyłek oraz mogą śledzić ich bieg,

·        mają gwarancję zachowania tajemnicy korespondencji,

·        mają możliwość integracji usługi z własnymi systemami kancelaryjnymi.

Docelowo usługa e-Doręczeń zastąpi tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, a także korespondencję przez platformę ePUAP.

Nowy obowiązek od 1 kwietnia 2025 r. – kogo dotyczy?
Do posiadania aktywnego adresu e-Doręczeń już teraz zobowiązane są m.in. urzędy, instytucje publiczne oraz nowopowstające firmy. Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek obejmie kolejną grupę podmiotów: przedsiębiorstwa wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r.

Są to podmioty wymienione w art. 36 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, w tym w szczególności:

         spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,

·        spółki akcyjne,

·        proste spółki akcyjne,

·        spółki europejskie,

·        spółki jawne,

·        spółki komandytowe,

·        spółki komandytowo- akcyjne,

·        spółki partnerskie,

·        spółdzielnie,

·        spółdzielnie europejskie,

·        towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych,

·        towarzystwa reasekuracji wzajemnej,

·        fundacje oraz stowarzyszenia posiadające osobowość prawną –
w przypadku, gdy oprócz posiadania wpisu do rejestru stowarzyszeń i fundacji są wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (a więc gdy prowadzą działalność gospodarczą).

Jak założyć adres do e-Doręczeń?
Operatorem Wyznaczonym usługi e-Doręczeń jest Poczta Polska. Adres do e-Doręczeń (ADE) umożliwiający korespondencję z administracją publiczną można założyć na stronie internetowej: e-Doręczenia dla przedsiębiorców | Biznes.gov.pl - Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiebiorcy.

Przedsiębiorca, który chciałby wysyłać cyfrowe listy polecone nie tylko podmiotów publicznych, ale również do innych osób i podmiotów posiadających adres do e-Doręczeń, może skorzystać z oferty kwalifikowanych dostawców usług (KDU). Więcej informacji na ten temat: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/kwalifikowani-dostawcy-uslug-kdu3
 
 
Wdrożenie KSeF w firmie. Jakie dokumenty księgowe będziesz wystawiał i otrzymywał w KSeF?
Wejście w życie KSeF jest planowane na 1 lutego 2026 r. Wiele firm rozpoczyna już prace przygotowawcze do wdrożenia systemu w firmie. Aby zakupić odpowiednie oprogramowanie, „rozpisać role”(kto będzie miał jakie dostępy do KSeF w firmie) wymaga ustalenia jakie dokumenty księgowe wystawiamy, a jakie otrzymujemy.

Termin wejścia KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r. Jednak, jak wynika w projektu ustawy zmieniającej, nad którą trwają prace przewidziano kilka wyjątków. Klika grup podatników ma otrzymać dodatkowy czas na wprowadzenie KSeF. I tak faktury w KSeF będą musieli wystawiać dopiero od:

1 kwietnia 2026 r. – podatnicy u których łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 000 zł albo
1 sierpnia 2026 r. – podatnicy wystawiający faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących lub paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone albo
1 października 2026 r. – podatnicy jeżeli wystawiają wyłącznie faktury, w przypadku których wartość należności ogółem na fakturze jest mniejsza lub równa 450 zł oraz łączna wartość sprzedaży (wraz
z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.


Podstawa prawna
art. 106ga, art. 106gb ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 222
 
 
Zmiany w zgłoszeniach do ubezpieczeń społecznych - nowe kody od 19 marca 2025 roku
Już wkrótce wejdą w życie nowe przepisy Kodeksu pracy wprowadzające dodatkowy, uzupełniający urlop macierzyński dla rodziców wcześniaków oraz noworodków hospitalizowanych po porodzie. Zmiany obejmą również przepisy rozporządzenia dotyczącego zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych. Nowe kody tytułów ubezpieczeń będą obowiązywały od 19 marca 2025 r.

Uzupełniający urlop macierzyński - zmiany w Kodeksie pracy
Zgodnie z nowym przepisem (art. 1802 Kodeksu pracy) pracownica albo pracownik-ojciec wychowujący dziecko będą uprawnieni – bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego – do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego w przypadku urodzenia dziecka:

przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g – w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu, do upływu 15. tygodnia po porodzie;
po ukończeniu 28. tygodnia ciąży i przed ukończeniem 37. tygodnia ciąży i z masą urodzeniową większą niż 1000 g – w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do upływu 8. tygodnia po porodzie;
po ukończeniu 37. tygodnia ciąży i jego pobytu w szpitalu – pod warunkiem że pobyt dziecka w szpitalu po porodzie będzie wynosił co najmniej 2 kolejne dni, przy czym pierwszy z tych dni będzie przypadał w okresie od 5. do 28. dnia po porodzie – w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu w okresie od 5. dnia do upływu 8. tygodnia po porodzie.

Uzupełniający urlop macierzyński będzie udzielany jednorazowo, a pracodawca będzie zobowiązany do jego uwzględnienia. Wniosek ma być składany w postaci papierowej lub elektronicznej przez pracownicę albo pracownika-ojca wychowującego dziecko w terminie nie krótszym niż 21 dni przed zakończeniem korzystania z urlopu macierzyńskiego.

Nowe kody tytułów ubezpieczeń
„Za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego będzie przysługiwał zasiłek macierzyński na zasadach określonych w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2780)”. W rozporządzeniu dodano nowe kody tytułów ubezpieczeń, dotyczące okresu uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, za który pobierany będzie zasiłek macierzyński.

W przypadku uzupełniającego urlopu macierzyńskiego stosowane będą następujące kody:

341 – zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego,
342 – wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

Nowe przepisy wejdą w życie od 19 marca 2025 r.. Do dokumentów przekazywanych za okresy przypadające przed dniem wejścia w życie znowelizowanego rozporządzenia mają być stosowane kody tytułu ubezpieczenia obowiązujące w okresie, za który dokumenty te zostały złożone.

Podstawa prawna

rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 lutego 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji
o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz. U. z 2025 r. poz. 241)
Źródła: Ministerstwo Cyfryzacji ZUS, biznes.gov.pl, podatki.gov.pl