Sytuacja epidemiczna wiele firm zmusiła do organizacji pracy swoich pracowników w trybie zdalnym. Również na tę okoliczność pracodawca ma obowiązek zapewnić osobom przez siebie zatrudnionym sprzęt (np. narzędzia, materiały komputer, drukarka, skaner), niezbędny do wykonywania czynności służbowych w domu.

Warto w takich przypadkach określić szczegółowo warunki korzystania przez pracownika z tego sprzętu, aby uniknąć ryzyka zarzutu używania narzędzi służbowych w celach prywatnych. Korzystne również dla obu stron jest doprecyzowanie, kto może takiego wyposażenia używać. Nie musimy chyba tłumaczyć, dlaczego to takie ważne?  

Dla tych nieprzekonanych podamy tylko jeden argument: korzystanie przez pracownika ze służbowego sprzętu nie jest jego przychodem, bo wykonuje on obowiązki służbowe i działa na rzecz pracodawcy. Co więcej wiadome jest, że pracownik pracujący w domu np. na służbowym laptopie nie osiąga z tego tytułu żadnej osobistej korzyści.

Z punktu widzenia interesów pracodawcy wydatki poniesione na zakup sprzętu służbowego do pracy zdalnej można traktować jako wydatki na wyposażenie stanowiska pracy. Analogicznie zatem wydatki te można uznać za koszty podatkowe i odliczyć VAT.

Należy jednak patrzeć na sprawę w szerszej perspektywie czasowej. Co w sytuacji, gdy pracownik powróci do regularnej pracy stacjonarnej w zakładzie pracy? Sprzęt został przecież zakupiony specjalnie na okoliczność wyposażenia stanowiska pracy zdalnej.

Konkludując, dla niektórych pracodawców zatem tańszym i prostszym sposobem w dobie pandemii, będzie przeznaczenie sprzętu już obecnego w firmie na cele pracy zdalnej.